Wat met algemene vergaderingen en beraadslagingen van een collegiaal bestuursorgaan in tijden van Corona?

Voor vele vennootschappen staat de jaarlijkse algemene vergadering gepland in de komende dagen/weken.  Grote bijeenkomsten zijn momenteel echter nog steeds uit den boze, waardoor ook algemene vergaderingen en beraadslagingen van bestuursorganen in het gedrang komen.  De federale overheid heeft hiervoor een tijdelijke uitzonderingsregeling uitgewerkt.

Het volmachten-KB nr. 4 van 9 april 2020 biedt een aantal mogelijkheden voor algemene vergaderingen of vergaderingen van een collegiaal orgaan die moeten gehouden worden in de periode van 1 maart 2020 tot en met 30 juni 2020.  Het KB is van toepassing op alle algemene vergaderingen of vergaderingen van een collegiaal orgaan die gehouden moeten worden tijdens voormelde periode, alsook op algemene vergaderingen en vergaderingen van een collegiaal orgaan die opgeroepen worden vóór 30 juni 2020, maar waarbij de betreffende vergadering plaatsvindt na 30 juni 2020.  De mogelijkheden die het KB bieden zijn ruimer dan wat volgens het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (“WVV”) kan.  Noteer dat het bestuursorgaan niet verplicht is om van het KB gebruik te maken, het betreffen louter facultatieve maatregelen.

Algemene vergadering op afstand

Het bestuursorgaan van de vennootschap kan ervoor opteren om een algemene vergadering al dan niet deels op afstand te organiseren. 

a. Stemformulier

De aandeelhouder zal in dit geval de mogelijkheid hebben om vóór de algemene vergadering te stemmen via een stemformulier.  Dit stemformulier wordt ter beschikking gesteld door het bestuursorgaan of via de website van de vennootschap.  Stemmen via een stemformulier kan ook onder het WVV, maar enkel indien dit in de statuten werd ingeschreven.  Nu kan het bestuursorgaan beslissen om met een stemformulier te werken, zonder dat daarbij een statutaire machtiging vereist is of zelfs als de statuten dit verbieden.  In ieder geval zal bij stemmen op afstand via een stemformulier nog een fysieke algemene vergadering moeten plaatsvinden waarop het bureau, het bestuursorgaan en desgevallend de commissaris aanwezig moeten zijn (zie echter de mogelijkheid hierna voorzien onder punt c). 

b. Bindende steminstructie (“volmacht”)

De aandeelhouder zal tevens de mogelijkheid hebben om een volmacht te geven aan een door het bestuur aangeduide persoon waarbij een bindende steminstructie wordt gegeven.  Dit principe staat ook reeds in het WVV, maar kan nu ook gebruikt worden zonder statutaire machtiging of tegen de statuten in.   Ook via dit systeem, zal in principe een fysieke algemene vergadering moeten plaatsvinden waarop de volmachthouder dan aanwezig is  (zie echter de mogelijkheid hierna voorzien onder punt c).

c. Video-conferentie

Het bestuursorgaan kan ervoor opteren om de algemene vergadering te houden via video- of telefoonconferentie.  In dat geval zullen de leden van het bureau, de leden van het bestuursorgaan, de commissaris, en de volmachthouder niet fysiek aanwezig moeten zijn op de vergadering.  Zij kunnen dan ook geldig op afstand deelnemen aan de algemene vergadering.  In zulks geval zal het dus een volwaardige algemene vergadering op afstand inhouden, waarbij alles “virtueel” geschiedt. 

Het vraagrecht van de aandeelhouders wordt zo geregeld dat de vragen schriftelijk worden gesteld en dat deze ofwel schriftelijk ten laatste de dag van de algemene vergadering, maar vóór de stemming worden beantwoord, dan wel mondeling tijdens de vergadering, op voorwaarde dat de vergadering rechtstreeks of onrechtstreeks uitgezonden wordt via telefonische- of videoconferentie.

d. Schriftelijke besluitvorming

Voorts wijzigt het KB niets aan de schriftelijke besluitvorming van de algemene vergadering.  Dit kan steeds gebeuren met eenparigheid onder de aandeelhouders, tenzij het besluiten betreft die bij authentieke akte moeten worden verleden, of indien de statuten deze mogelijkheid hebben uitgesloten.  

Uitstel van de algemene vergadering

Het KB voorziet ook in de mogelijkheid om de algemene vergadering uit te stellen.  Een uitstel is echter niet mogelijk in het kader van de alarmbelprocedure of wanneer de algemene vergadering werd opgeroepen op specifiek verzoek van minstens 10% van de aandeelhouders of de commissaris.

Wettelijk is het verplicht om een algemene vergadering te houden uiterlijk 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar.  Deze termijn werd met 10 weken verlengd, voor de vennootschappen waarvan het einde van voormelde 6 maanden termijn valt tussen 1 maart en 30 juni.  Bijvoorbeeld:  voor vennootschappen die het boekjaar afsluiten op 31 december, dient de algemene vergadering normaal plaats te vinden vóór 30 juni.  Door de verlenging met 10 weken wordt dit uiterlijk 8 september.  Ook de termijn voor de neerlegging van de jaarrekening wordt mutatis mutandis verlengd.

Wat met collegiale bestuursorganen?

Beraadslagingen van collegiale bestuursorganen worden in vergelijking met de algemene vergadering van aandeelhouders minder stringent geregeld in het WVV.  Hoewel niet uitdrukkelijk voorzien in het WVV, is het algemeen aanvaard dat beraadslagingen van een collegiaal bestuursorgaan kunnen geschieden via video-of telefonieconferentie, en dit zolang er notulen van de beraadslaging worden opgesteld.  Het KB laat nu uitdrukkelijk toe dat deze beraadslagingen kunnen plaatsvinden via telefonie of videoconferentie. 

Onder het WVV kan het bestuursorgaan tevens schriftelijk besluiten mits eenparig akkoord.  Het KB bevestigt deze mogelijkheid, ook al werd dit uitgesloten door de statuten. 

Conclusie

Indien u in coronatijd een algemene vergadering wenst te houden, kan u dit op afstand organiseren.  De bepalingen van het KB voorzien in een flexibelere regeling dan wat onder het WVV voorzien is.  Voornamelijk zullen vele principes die in het WVV staan ingeschreven, gebruikt kunnen worden zonder statutaire machtiging.   

U kan er ook voor opteren om de jaarlijkse algemene vergadering uit te stellen, dit zelfs tot 10 weken na de wettelijk toegestane termijn.  Verder zullen collegiale bestuursorganen via telefonie, videoconferentie of eenparige besluitvorming beslissingen kunnen nemen. 

Voor verdere vragen kan u ons uiteraard altijd contacteren.

Sara Burm en Olivier De Witte
De Langhe Advocaten