The battle of forms: hoe uw algemene voorwaarden doen gelden?

De meeste ondernemingen voorzien in een reeks van algemene voorwaarden om op terug te vallen in hun handelsrelaties. Betekent dit dat bijvoorbeeld bij problemen van betaling of levering alles dan ook volgens deze eigen algemene voorwaarden geregeld is? In handelsrelaties worden vaak van beide kanten algemene voorwaarden gestuurd, welke voorwaarden gelden dan? In dit artikel geven wij hieromtrent een aantal hoofdpunten mee.

De toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden

Opdat algemene voorwaarden van toepassing kunnen zijn in de relatie met een medecontractant, moet voldaan zijn aan een dubbele voorwaarde. Ten eerste moet de andere partij voorafgaand aan het sluiten van het contract de redelijke mogelijkheid gehad hebben om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Een (bewijs van) effectieve kennisname is niet vereist. Dit houdt in dat de voorwaarden meegestuurd moeten worden bij het aanbod tot contracteren, bijvoorbeeld bij een offerte, en in principe dus vóór het sluiten van de overeenkomst. Ten tweede moet de tegenpartij de algemene voorwaarden uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaard hebben. Een stilzwijgende aanvaarding van algemene voorwaarden kan in bepaalde gevallen bijvoorbeeld afgeleid worden uit de uitvoering van de overeenkomst.

Conflict tussen algemene voorwaarden

Wat nu indien er geen duidelijk akkoord werd bereikt over de toepasselijke algemene voorwaarden en beide partijen overtuigd zijn dat het contract gesloten werd op basis van hun eigen algemene voorwaarden, de zgn. battle of forms? Zo bijvoorbeeld wanneer een aanbod (waarbij de algemene (verkoop)voorwaarden werden meegedeeld) aanvaard wordt, maar bij deze aanvaarding naar de eigen algemene (aankoop)voorwaarden verwezen wordt, die ongetwijfeld onverenigbare bepalingen bevatten.

Door de rechtspraak wordt in dit geval doorgaans de knock out– regel toegepast: in principe zijn de algemene voorwaarden van beide partijen toepasselijk, maar enkel op de punten waarop zij elkaar niet tegenspreken. De punten die hierdoor niet contractueel geregeld zijn, vallen dan onder de standaard wettelijke regeling van de koop, huur, aanneming, enz. Ook het ontwerp van Boek 5: Verbintenissen van het nieuw Burgerlijk Wetboek, dat in februari 2021 als wetsvoorstel werd ingediend, kiest voor deze regel. Let wel: dit betreft het Belgische recht, bij overeenkomsten met buitenlandse partijen kunnen andere regels gelden.

Factuurvoorwaarden

Een bijzonder geval is wanneer de algemene voorwaarden voor het eerst voorkomen op een factuur, zonder dat er reeds een contractuele regeling over bestaat. De bewijswaarde van een aanvaarde factuur tegen een onderneming strekt zich immers ook uit tot de algemene voorwaarden die daarop voorkomen. De afwezigheid van tijdig protest heeft dus tot gevolg dat zowel de factuur als deze algemene voorwaarden in principe geacht worden aanvaard te zijn. Zelfs als de factuur correct is, kan het dus toch nodig zijn om de erop vermelde voorwaarden te protesteren.

De B2B-wet: een aandachtspunt bij algemene voorwaarden

Een standaardclausule in de algemene voorwaarden die de eigen voorwaarden steeds van toepassing verklaart met uitsluiting van de voorwaarden van de tegenpartij, biedt geen oplossing. Op basis van de B2B-wet, die op 1 december 2020 in werking getreden is, zijn dergelijke bedingen waarin de kennisname of aanvaarding van algemene voorwaarden onweerlegbaar wordt bepaald – zonder dat de tegenpartij hier daadwerkelijk kennis van heeft kunnen nemen vóór het sluiten van het contract – immers nietig. De B2B-wet legt ook in het algemeen een aantal beperkingen op aan te eenzijdige contractuele regelingen, dus ook aan algemene voorwaarden.

Besluit

Over de toepasselijke algemene voorwaarden is veel discussie mogelijk, het is dus belangrijk om hieromtrent duidelijke (kader)afspraken te maken met de tegenpartij en/of alert te zijn voor pogingen van de tegenpartij om algemene voorwaarden binnen te brengen in de commerciële relatie. Daarnaast is het een goede praktijk om de eigen algemene voorwaarden van tijd tot tijd tegen het licht van de evoluerende wetgeving te (laten) houden.

Florence Fryges en Bruno Thoen
De Langhe Advocaten