EHBO-FC: Eerste Hulp Bij
Onaangekondigde Fiscale Controle

De fiscus heeft diverse mogelijkheden om fiscale informatie te verzamelen. Eén daarvan is bijzonder zinvol: een onaangekondigd bezoek van de (bedrijfs)gebouwen laat de fiscus immers toe om de informatie aan de bron te verzamelen. Die bevoegdheid is weliswaar aan voorwaarden onderworpen, maar een ondernemer kan zich beter voorbereiden op dergelijk bezoek om niet voor verrassingen te komen.

Verrassingen vermijden

De fiscus (vaak de Bijzondere Belastinginspectie) komt met een team ambtenaren onverwacht langs, al dan niet vergezeld van politie en sociale inspectie. Hij opent kasten en lades, ondervraagt personeel en kopieert computerbestanden. Onder de (in)druk van de omstandigheden staat u of uw medewerker het hele onderzoek oogluikend toe en wacht u nadien het resultaat van het onderzoek af.

Tijdens zo’n bezoek is het echter belangrijk om zo actief mogelijk het onderzoek op te volgen. Een goede voorbereiding is daarvoor essentieel. Het is immers van belang dat u of uw medewerker vertrouwd is met het verloop van een fiscaal onderzoek zodat u met kennis van zaken uw rechten kan uitoefenen, hierin eventueel bijgestaan door een gespecialiseerd advocaat. Dit laat toe om het onderzoek correct en sereen te laten verlopen.

Aanmelding

De belastingambtenaren moeten over een geldig aanstellingsbewijs beschikken. Ze zijn niet verplicht om het spontaan te tonen, maar als ze dat niet doen moet u dit expliciet vragen. Indien de ambtenaren geen geldig aanstellingsbewijs hebben, mag u hen de toegang weigeren. Vervolgens vraagt u welke onderneming en welke periode wordt gecontroleerd zodat het voorwerp van het onderzoek onbetwistbaar vaststaat. De fiscus heeft geen bijzondere machtiging nodig om bedrijfsgebouwen te bezoeken, maar wel voor het bezoek van privéruimten (bijvoorbeeld het appartement van de bedrijfsleider). Daarvoor is een machtiging van de politierechter vereist die de fiscus moet kunnen voorleggen vóór hij de privéruimte betreedt.

Actief zoekrecht?

Het optreden van de fiscus kan niet gelijkgesteld worden met een strafrechtelijke huiszoeking door het parket, maar in de praktijk voelt het wel zo aan.

Tijdens het bezoek kan de fiscus de boekhouding controleren die in de lokalen worden aangetroffen zonder dat hij daarvoor de toestemming van de ondernemer nodig heeft. De fiscus mag hiervan kopie nemen of de originelen meenemen. Hierbij moet er vooral over gewaakt worden dat de gegevens effectief betrekking hebben op de gecontroleerde periode. De fiscus mag ook kopie nemen van elektronische gegevens zoals mailboxen van de ondernemer en alle personeelsleden. In principe mag de fiscus niet zelf plaats nemen aan de computer, maar mag u de kopie zelf nemen.

Vaak ontspinnen er zich wezenlijke discussies over de draagwijdte van het onderzoek en met name over de omvang van de bevoegdheden van de fiscus en de wijze waarop hij die uitoefent. De fiscus houdt niet altijd rekening met de opmerkingen van de ondernemer. Het is daarom van belang dat u al uw opmerkingen expliciet vermeldt in het proces-verbaal over het bezoek dat de fiscus opstelt. Voor fundamentele kwesties kan het zelfs aangewezen zijn om de tussenkomst van een deurwaarder te vragen zodat hij de nodige vaststellingen kan doen (bijvoorbeeld wanneer de toegang tot computerbestanden wordt geforceerd).

Na het bezoek

Wanneer het bezoek is afgelopen, doet u er goed aan om meteen het onderzoek met uw advocaat te bespreken zodat eventuele schendingen van fiscale procedureregels kunnen worden vastgesteld. Het is tevens noodzakelijk om een grondig rapport van het onderzoek op te stellen waarin het verloop ervan wordt weergegeven. Dit rapport moet alle processen-verbaal uitgereikt door de fiscus bevatten (PV van bezoek, PV van informatica-handelingen, PV van verklaringen, PV van retentie, enz.), maar ook bijvoorbeeld alle verklaringen van de personeelsleden die zijn ondervraagd door de fiscus. Dit rapport zal later als leidraad dienen voor de besprekingen met de fiscus en eventuele procedures.

Proactiviteit loont

Een onaangekondigd bezoek van de fiscus vergeet men niet snel. U kan dit in goede banen leiden door proactief uw organisatie te screenen, een intern draaiboek op te stellen dat de interne en externe contactpersonen aanduidt en richtlijnen bevat voor alle personen die in contact (kunnen) komen met de fiscus.

Frank De Langhe – Kim Bronselaer

Gepubliceerd in VOKA – Ondernemers West-Vlaanderen, editie 2, februari 2018