Opgepast met uw vakantiefoto’s! Do’s en don’ts bij fiscaal onderzoek van bedrijfs-GSM’s en –computers
In veel gevallen worden bedrijfs-GSM’s of -computers ook voor privédoeleinden gebruikt. Wat zijn de gevolgen wanneer de fiscus deze GSM of computer wenst te doorzoeken in het kader van een fiscale visitatie? Leidt dit privégebruik ertoe dat er geen visitatie mogelijk is?
Nieuwe rechtspraak over fiscale visitaties
De fiscale visitatie blijft reeds enkele jaren een ‘hot topic’. Onlangs heeft het Hof van Beroep te Gent zich hierover opnieuw uitgesproken. Hier had de fiscus zich naar de zetel van een vennootschap begeven om tijdens een visitatie de boekhouding en computers in te kijken. Daarbij nam de fiscus een kopie van een mailbox met een gemengd karakter: met zowel e-mails met een bedrijfskarakter als e-mails met een privékarakter. De belastingplichtige verzette zich hier op het moment van de visitatie niet tegen, maar stelde later dat dit een inbreuk op zijn briefgeheim inhield.
Het Hof van Beroep te Gent was het hier echter niet mee eens. Het gebrek aan een duidelijke scheiding in de mailbox tussen e-mails met een bedrijfskarakter en een privékarakter kan, volgens het Hof “bezwaarlijk de onderzoeksmogelijkheden van de administratie beknotten”. Het Hof stelt dan ook dat het aan de fiscus, en niet aan de belastingplichtige, toekomt om te bepalen welke e-mails al dan niet fiscaal relevant zijn. Wel dienen de door de fiscus toegepaste onderzoeksmaatregelen doelgebonden en proportioneel te zijn in het licht van de doelstelling van de fiscale visitatie. De belastingplichtige kan zich op het briefgeheim beroepen, maar moet dan wel “enigszins aannemelijk” maken dat er zich op de computer of in de mailbox zaken bevinden die onderworpen zijn aan dit briefgeheim.
De toestemming van de belastingplichtige blijft een spelbreker
Eén en ander moet worden gekaderd in een uitspraak van het Hof van Cassatie van enige tijd geleden. Hierbij stelde het Hof dat de fiscus wel een voorafgaande toestemming van de belastingplichtige nodig heeft vooraleer zij de beroepslokalen mag betreden. Ook oordeelde het Hof dat deze toestemming blijvend aanwezig dient te zijn gedurende de volledige visitatie. Trekt de belastingplichtige zijn toestemming in, dan moet er bijgevolg een einde worden gesteld aan de visitatie.
Eenmaal de belastingplichtige de fiscus toelaat in zijn beroepslokalen, bestaat er in haar hoofde een “actief zoekrecht”. Hierbij gaat het Hof van Beroep te Gent nog verder door te stellen dat het niet aan de belastingplichtige toekomt om te bepalen welke gegevens de fiscus kan inzien. Wel behoudt de belastingplichtige de mogelijkheid om zich te verzetten tegen deze handelingen van de fiscus door zijn toestemming in te trekken. Deze weigering kan evenwel sancties voor de belastingplichtige met zich meebrengen, zoals een geldboete of het opleggen van een dwangsom. Maar de belastingplichtige behoudt dus wel nog een stok achter de deur in gevallen waar een al te gretige inzage in een gemengde mailbox wordt geëist door de fiscus.
Conclusie
Uit het arrest van het Hof van Beroep volgt dat de fiscus ook gemengd gebruikte computers en mailboxen kan inzien wanneer er geen duidelijke scheiding bestaat tussen een mailbox met een bedrijfskarakter en een privé mailbox.
Bovendien vinden de principes uit het arrest o.i. niet alleen toepassing bij gemengd gebruikte computers en mailboxen, maar bij uitbreiding kan deze uitspraak ook worden toegepast op gemengd gebruikte GSM’s en tablets. Het is immers niet ondenkbaar dat u op een bedrijfsmatig gebruikte GSM of tablet meerdere – zowel privé als beroepsmatige – mailboxen terugvindt.
Wij menen dan ook dat het relevant is om voorafgaandelijk aan de aanvang van de visitatie je toestemming uitdrukkelijk te beperken tot de beroepsmatig gebruikte mailbox op je GSM of tablet. Op deze manier wordt vermeden dat de fiscus bij een visitatie toch zal trachten om in privé mailbox(en) te snuisteren en aldaar fiscaal relevante informatie te vinden.
Evert Moonen en Frank De Langhe
De Langhe Advocaten
